Kaucja – dlaczego ją pobieramy i jak rozliczamy

Kaucja – w zasadzie prosi o jej wniesienie większość właścicieli. Nie każdy jednak argumentuje, na jaką okoliczność ją pobiera, jak zamierza rozliczyć i w jakim terminie.

W tym poście powiemy nawet więcej – skąd taka, a nie inna jej wysokość i dlaczego nigdy na niej nie zarabiamy. Obalimy też mit kaucji zwrotnej w teorii, a bezzwrotnej w praktyce.

Słownikowa definicja kaucji mówi, że jest to pewna suma pieniędzy, której zadaniem jest zabezpieczenie roszczeń w przypadku niewywiązania się z umowy lub niedbałego wykonania umowy. Jak najbardziej się z nią zgadzamy, dlatego pobranie kaucji bez podpisania umowy najmu i najważniejszego jej składnika – protokołu zdawczo-odbiorczego, nie mogłoby być rzetelne. (W tym miejscu warto wrócić do wpisów o naszej umowie najmu oraz protokole). Dlatego jako najemca – zawsze żądaj tych dokumentów zarówno jako potwierdzenia wpłaty jak i gwarancji prawidłowego rozliczenia kaucji. U nas zawsze pobór kaucji idzie w parze z podpisaniem stosownych dokumentów.

By przybliżyć ci nieco nasze podejście do kaucji, poniżej znajdziesz odpowiedzi na najczęściej zadawane nam pytania.

• Skąd pomysł kaucji za wynajem mieszkania?

W chwili, gdy podpisujemy umowę najmu – nie znamy się. Oczywiście obie strony okazują się dowodami osobistymi, ale to tylko potwierdzenie tożsamości. Taka porcja danych (i podpisanych dokumentów – umowy i protokołu) musi nam jako wynajmującym, wystarczyć byśmy oddali ci do użytku lokal warty od 150.000zł do 350.000zł. Jako jedyne zabezpieczenie przedmiotu umowy (czyli mieszkania i jego bogatego wyposażenia) pobieramy kaucję rzędu 2000zł. Podchodząc do sprawy matematycznie – nasze mieszkania, które musieliśmy kupić, wyremontować i urządzić mamy zabezpieczone kaucją w wysokości … 1%. Prawda, że kwota kaucji podług wartości mieszkania nie jest wygórowana?

• Czy kaucja może być wpłacone w ratach?

Kaucja wpłacana jest najpóźniej w chwili podpisania umowy najmu. Bez jej uiszczenia w pełnej wysokości, umowa ta nie zostanie zawarta. Nie zgadzamy się na rozbicie jej na częściowe płatności. Dlaczego takie „twarde zasady”? Odpowiedź jest jedna – jest to po prostu nasze jedyne zabezpieczenie mieszkania, którego samo wyposażenie stanowi nierzadko 20-krotność kwoty kaucji.

• Czy wysokość kaucji jest negocjowalna?

Przed wystawieniem oferty najmu mieszkania, zawsze robimy aktualny przegląd rynku. Staramy się być na bieżąco z cenami najmu, ze standardem oferowanych w okolicy mieszkań, a wszystko po to by nakreślić wypadkową – naszych oczekiwań i warunków rynkowych. Jednakże, o ile cena najmu może niekiedy ulec drobnej obniżce, o tyle wysokość kaucji nie podlega negocjacji. Jak przeczytasz wyżej – kaucja stanowi zwykle w okolicy 1% wartości mieszkania. Zważywszy na to, że jest to kaucja zwrotna, to znaczy nie stanowi naszego przychodu, a jedynie zabezpieczenie to niewielka kwota, prawda?

• Na jakiej podstawie następuje rozliczenie kaucji?

Zgodnie z literą umowy najmu „kaucja pobierana jest dla zabezpieczenia roszczeń wynajmującego z tytułu dokonanych w trakcie trwania umowy najmu zniszczeń lub zużycia lokalu lub nieopłacania rachunków za media”.

Rozliczenie z tytułu opłat za najem oraz rachunków za media i czynsz jest dokonywane na koniec trwania umowy najmu z uwzględnieniem stanów liczników (wody, prądu, gazu, ciepła). Z kolei do oceny zużycia lokalu i ewentualnych zniszczeń służy protokół zdawczo-odbiorczy, z którym wspólnie obchodzimy mieszkanie podczas jego przekazania i odbioru.  Tak naprawdę zawsze jeszcze przed dniem zdania lokalu, pytamy najemców, czy chcieliby zgłosić jakieś szkody, usterki powstałe w mieszkaniu. Mamy wówczas więcej czasu na wspólne zastanowienie się nad rozwiązaniem problemu i znalezienie satysfakcjonującego obie strony rozwiązania. Najczęściej prosimy najemców o naprawę szkód powstałych w trakcie trwania umowy najmu we własnym zakresie, wówczas my zwracamy 100% kaucji. Jest to preferowany przez nas sposób rozliczenia kaucji przede wszystkim dlatego, że nie ma wówczas wątpliwości co do wyceny szkody. Podkreślamy – my na kaucji nigdy nie chcemy zarobić, jedyne na czym nam zależy to zwrot mieszkania w niepogorszonym stanie. (O usterkach, które mogą zdarzyć się w trakcie najmu i jak można im zaradzić poczytaj tu i tu)

• W jakim terminie następuje rozliczenie kaucji?

Nasza umowa najmu mówi, że „po rozwiązaniu umowy najmu w przypadku braku zaległości w opłatach oraz po stwierdzeniu przez wynajmującego niepogorszonego stanu przedmiotu umowy w zakresie zniszczeń bądź zużycia, kaucja zostanie zwrócona najemcy, najpóźniej w ciągu 30 dni od daty zdania mieszkania wynajmującemu oraz po ostatecznym rozliczeniu należności„.

W praktyce – zwracamy kaucję możliwie szybko. Jeśli w trakcie umowy najmu nie pojawiły się żadne większe szkody lub zostały one rozliczone/naprawione do dnia zdania lokalu, a wszystkie rachunki opłacone w pełnej wysokości – kaucję otrzymasz przelewem na konto w ciągu tygodnia.

• Czy istnieje możliwość, że kaucja najemcy przepadnie?

Tak naprawdę są trzy takie sytuacje:

1. Po pierwsze – kaucja nie zostanie zwrócona najemcy, jeśli ten wypowie umowę najmu przed upływem 3 miesięcy od daty jej zawarcia. Skąd taka zasada? Otóż z założenia nie zajmujemy się najmem krótkoterminowym. W ten sposób chcemy się ustrzec przed osobami, które z góry wiedzą, że nie pomieszkają długo (przykładowo przybyły do miasta na dwumiesięczną delegację) i zawierają roczną umowę, którą i tak będą chciały za chwilę rozwiązać. Najem krótkoterminowy zwyczajnie nie jest naszym celem.
2. Po drugie – kaucja przepadnie, gdy wypowiedzenie umowy nie będzie skuteczne (krótko mówiąc mieszkanie zostanie porzucone). To jasne – gdy wyprowadzasz się znienacka i kontakt z tobą się urywa, przestajesz regulować rachunki, rozwiązujemy z tobą umowę i zatrzymujemy kaucję (która swoją drogą i tak nie pokrywa twoich wobec nas długów). O sposobach skutecznego wypowiedzenia umowy najmu zasięgnij informacji w tym wpisie.
3. Po trzecie – kaucji nie zwrócimy jeśli wysokość wyrządzonych szkód w mieszkaniu opiewać będzie na jej równowartość. Wycenę szkód naturalnie uzgadniać będziemy wspólnie w oparciu o ceny rynkowe. Podkreślamy jednak, że preferujemy naprawy we własnym zakresie najemcy, wówczas my zwracamy kaucję w pełnej wysokości.

•  Czy wniesioną kaucję można potraktować jako zapłatę za ostatni miesiąc najmu?

Absolutnie nie. Kaucja w żadnym razie nie stanowi kwoty należnej z tytułu czynszu najmu lokalu ani bieżących opłat eksploatacyjnych. Pobierana jest wyłącznie jako forma zabezpieczenia ich terminowego uiszczenia oraz dobrostanu lokalu. Celem kaucji nie jest pokrycie bieżących rozliczeń, zatem prosimy o zapłatę za najem tak jak zwykle (przelewem na konto w wysokości podanej przez nas mailowo – zgodnie z aktualnym zużyciem mediów). Kaucja natomiast zostanie rozliczona po zdaniu lokalu.

• Jak zadbać, by kaucja wróciła do najemcy w pełnej wysokości?

Jest na to kilka skutecznych sposobów. Poczytaj o nich w tym wpisie.

Mamy głęboką nadzieję, że ten wpis pomoże w rozwianiu wątpliwości związanych z kaucją za najem mieszkania. Jak zawsze, w przypadku jakichkolwiek pytań, pozostajemy do twojej dyspozycji.